تجهيز مقر شركة جديد في السعودية مع قائمة الأثاث والكميات

يبدأ تجهيز مقر شركة جديد بتحديد عدد الموظفين الذين سيعملون داخل المكتب، وتوزيع مناطق العمل والاجتماعات والاستقبال والتخزين، ثم إعداد قائمة بالأثاث والمواصفات والكميات. بهذه الخطوات تستطيع طلب عروض أسعار واضحة، ومقارنة المنتجات والخدمات قبل اعتماد الشراء.

تختلف احتياجات المكتب الجديد من شركة إلى أخرى؛ ففريق يعمل بمكاتب ثابتة يحتاج توزيعًا مختلفًا عن فريق يتناوب الحضور، كما تختلف احتياجات التخزين وعدد مقاعد الزوار وغرف الاجتماعات بحسب طبيعة النشاط.

في هذا الدليل ستجد قائمة الأثاث حسب كل منطقة، ومثالًا توضيحيًا للكميات، والبيانات التي تساعدك على طلب توريد الأثاث المكتبي وتجهيز مكاتب الشركات وفق احتياج مقرك.

ما الذي تحتاج إلى تحديده قبل شراء أثاث الشركة؟

قبل اختيار الموديلات والألوان، اجمع المعلومات التالية في ملف واحد:

• عدد المستخدمين: الموظفون الموجودون بالمقر في الوقت نفسه، والإدارة وموظفو الاستقبال.
• مخطط المقر: أبعاد الغرف ومواقع الأبواب والأعمدة والنوافذ والمقابس.
• طبيعة العمل: عمل فردي، تعاون بين الفرق، استقبال عملاء، أو اجتماعات متكررة.
• احتياجات التخزين: الملفات الورقية والأدوات والمستلزمات المشتركة.
• مدينة المشروع وموعد الانتقال: لتحديد متطلبات التوصيل والتنسيق داخل المبنى.
• نطاق التجهيز: الأثاث المطلوب، وما إذا كانت هناك أعمال أخرى يتولاها موردون منفصلون.

افصل قائمة الأثاث عن أعمال التشطيب والكهرباء والشبكات وأنظمة الاجتماعات. ويمكن إدراج هذه الأعمال في خطة المشروع العامة، مع تحديد المسؤول عن كل بند.

قائمة الأثاث المطلوبة لتجهيز مقر شركة جديد

يساعد تقسيم الأثاث حسب مناطق الاستخدام على اكتشاف البنود الناقصة، وتجنب شراء قطع متكررة أو غير مناسبة للمساحة.

مكاتب الموظفين ومحطات العمل

حدد أولًا عدد أماكن العمل المطلوبة، ثم قارن بين المكاتب الفردية ومحطات العمل المشتركة. يعتمد الاختيار على توزيع الفريق، وطبيعة الأجهزة المستخدمة، والحاجة إلى الفواصل والتخزين.

عند استعراض محطات العمل لمكاتب الموظفين، راجع أبعاد المحطة كاملة وعدد المستخدمين، وما إذا كانت وحدات الأدراج والفواصل ضمن التجهيز.

فرّق بين عدد الموظفين وعدد المحطات: إذا كان كل موديل يخدم موظفين اثنين، فإن عشرة موظفين يحتاجون إلى خمس محطات ثنائية، بشرط ملاءمة أبعادها للمخطط.

المكاتب الإدارية والتنفيذية

قد يكفي بعض الإدارات مكتب عملي بوحدة تخزين، بينما تحتاج إدارات أخرى إلى مكتب بملحق جانبي أو طقم يضم قطعًا إضافية.

قبل اختيار المكاتب الإدارية والتنفيذية للشركات، حدّد ما إذا كان الطلب يشمل المكتب وحده، أم المكتب والملحق والدولاب وطاولة الخدمة. وراجع اتجاه الملحق الجانبي وأبعاد جميع القطع، وليس طول سطح المكتب فقط.

الكراسي المكتبية

احسب كراسي العمل بصورة منفصلة عن كراسي الاجتماعات والزوار. فقد تحتاج الشركة إلى كرسي لكل موظف، بالإضافة إلى مقاعد تستخدم في الاجتماعات واستقبال العملاء.

عند مقارنة الكراسي المكتبية للشركات بالكميات، راجع رقم الموديل وأبعاد المقعد والخامة وخيارات تعديل الارتفاع والمساند والميل حسب مواصفات المنتج. وجود مسند رأس أو ظهر طويل لا يكفي وحده للحكم على ملاءمة الكرسي لكل مستخدم.

طاولة الاجتماعات والكراسي

اختر عدد المقاعد وفق الحضور المعتاد للاجتماعات، ثم راجع الطاولة المناسبة وأبعاد الغرفة. وتتأثر السعة الفعلية بعرض الكراسي وتوزيع قواعد الطاولة وإمكانية استخدام طرفيها.

يمكنك استعراض طاولات الاجتماعات للشركات ومقارنة المقاسات، مع التأكد مما إذا كان السعر للطاولة فقط أم يشمل الكراسي. وبيّن في طلبك أي احتياج لفتحات تمرير الأسلاك؛ فهي تختلف عن وحدات الكهرباء التي قد تُطلب منفصلة.

أثاث الاستقبال والانتظار

تعتمد احتياجات هذه المنطقة على عدد موظفي الاستقبال والزوار المتوقع وجودهم في الوقت نفسه.

قسّم الطلب إلى كونتر استقبال، وكرسي الموظف، وأثاث الانتظار، وطاولات الضيافة. وعند اختيار أثاث الاستقبال وصالات الانتظار، راجع مكونات الأطقم وأبعاد كل قطعة، ولا تفترض أن الخلفية أو الشعار أو الطاولة الظاهرة في الصورة ضمن المنتج.

دواليب الملفات والتخزين

حدد ما يحتاج إلى تخزين فردي، وما يمكن وضعه في وحدات مشتركة. وراجع وحدات الأدراج والدواليب المشمولة بالفعل مع المكاتب قبل إضافة بنود جديدة.

تتضمن المواصفات المطلوبة أبعاد الدولاب، وعدد الأرفف، ونوع الأبواب، والحاجة إلى أقفال، مع مراعاة مساحة فتح الأبواب والوصول إلى الملفات.

مثال قائمة كميات لشركة تضم 13 موظفًا

المثال التالي يفترض وجود عشرة موظفين، ومديرين، وموظف استقبال، بالإضافة إلى غرفة اجتماعات لستة أشخاص ومنطقة انتظار.

هذه قائمة تخطيطية وليست توصية لمساحة محددة؛ تُعدل الكميات بعد مراجعة المخطط وطبيعة العمل.

في هذا المثال يوجد 13 كرسي عمل للموظفين والإدارة والاستقبال، بالإضافة إلى أربعة كراسي زوار وستة كراسي اجتماعات. ويساعد هذا الفصل على تجنب نقص المقاعد عند التسليم.

Rouia_New_Office_Furniture_Checklist.xlsx، وأدخل احتياجات شركتك والموديلات والأبعاد قبل إرسال طلب التسعير.

كيف تحدد المواصفات قبل طلب عرض السعر؟

اكتب مواصفات يمكن التحقق منها بدل الاكتفاء بأوصاف مثل «مكتب فاخر» أو «كرسي مريح». كلما كانت البنود أوضح، أصبحت مقارنة العروض أسهل.

للمكاتب ومحطات العمل، سجّل الأبعاد الكاملة، والخامة والتشطيب، واللون، ومكونات التخزين والفواصل. وللكراسي، سجّل الموديل والأبعاد وآليات التعديل المتاحة. أما الأطقم، فاذكر كل قطعة مشمولة وعددها.

إذا كان اختيارك مبنيًا على صورة، أرفق رابط المنتج ورقم الموديل، واطلب تأكيد القطع والإكسسوارات التي يشملها السعر. وقد تعرض الصور تنسيقًا للمساحة يضم منتجات تُباع منفصلة.

ما البنود التي يجب أن يتضمنها عرض السعر؟

عند تجهيز مكاتب الشركات في السعودية، اطلب عرضًا بالريال السعودي يوضح البنود التالية:

1. المنتجات: اسم كل منتج ورقم الموديل والمواصفات واللون.
2. الكميات: وحدة القياس، وعدد الوحدات، وعدد المستخدمين عند الحاجة.
3. الأسعار: سعر الوحدة والإجمالي والضريبة بصورة واضحة.
4. التوصيل: مدينة التسليم، وموقع المقر، وما يشمله النقل إلى الداخل.
5. التركيب أو التجميع: القطع المشمولة والخدمات والتكاليف الإضافية.
6. الجدول الزمني: توفر المنتجات ومدة التوريد وموعد التسليم المتفق عليه.
7. الدفع والضمان: شروط السداد، ونطاق الضمان، وطريقة طلب الخدمة.

عند المقارنة، راجع الإجمالي لنفس المواصفات ونفس نطاق الخدمة. فقد يكون أحد العروض للطاولة فقط، بينما يشمل عرض آخر الكراسي أو التركيب.

كيف تنسق التوريد قبل انتقال الموظفين؟

اربط موعد وصول الأثاث بجاهزية الموقع وترتيبات المبنى. قبل تأكيد التسليم، أبلغ المورد بالدور، وتوفر المصعد، وأبعاد المداخل، وأوقات السماح بالتنزيل والتركيب.

وتأكد من انتهاء الأعمال التي قد تتسبب في اتساخ الأثاث أو تعطيل تركيبه، ومن تحديد مسؤول يستقبل الشحنة ويطابق الكميات. وإذا كان التوريد على مراحل، اتفق على ترتيب المناطق التي تحتاج إلى التشغيل أولًا.

لا تعتمد على وصف «توصيل سريع» وحده؛ اطلب موعدًا واضحًا مرتبطًا بالمنتجات والكميات ومدينة المشروع.

أخطاء شائعة عند تجهيز مقر الشركة

من أكثر الأخطاء التي يمكن تجنبها:

• شراء المكاتب قبل مراجعة أبعاد الغرف والمداخل.
• حساب عدد المحطات دون عدد أماكن العمل التي توفرها.
• نسيان كراسي الاجتماعات والزوار ضمن قائمة الكميات.
• طلب دواليب إضافية دون مراجعة التخزين المشمول بالمكاتب.
• افتراض أن جميع القطع الظاهرة في الصور مشمولة بالسعر.
• مقارنة إجماليات عروض تختلف في المواصفات والتركيب والتوصيل.
• تأجيل تأكيد التوفر وموعد التسليم إلى قرب الانتقال.

أسئلة شائعة عن تجهيز مقر شركة جديد

كيف أحسب عدد المكاتب المطلوبة؟

ابدأ بعدد المستخدمين الموجودين في المقر في الوقت نفسه، ثم وزعهم على المكاتب الفردية ومحطات العمل. احسب مكاتب الإدارة والاستقبال بصورة منفصلة، وحدد سعة كل محطة حسب مواصفات الموديل.

هل مساحة المكتب وحدها تكفي لتحديد كمية الأثاث؟

لا، تحتاج أيضًا إلى مخطط يوضح تقسيم الغرف والأبواب والأعمدة، وعدد الموظفين، ومساحات الاجتماعات والاستقبال والتخزين. وقد يختلف احتياج مقرين لهما المساحة نفسها بسبب اختلاف التوزيع.

هل أحتاج طاولة اجتماعات تستوعب جميع الموظفين؟

يعتمد ذلك على طبيعة اجتماعات الشركة. حدد عدد الحضور المتكرر، وكيف ستتعامل مع الاجتماعات الأكبر، قبل اختيار الطاولة والكراسي.

هل شراء طقم مكتبي يعني أن جميع القطع مشمولة؟

تختلف مكونات الأطقم حسب المنتج. اطلب قائمة بالقطع وأبعادها، وتأكد من شمول الملحق الجانبي والدولاب وطاولة الخدمة والكراسي أو بيعها منفصلة.

ما البيانات المطلوبة للحصول على عرض سعر؟

اسم الشركة، ومدينة المشروع، والموديلات أو وصف الاحتياج، والكميات، وموعد التسليم المطلوب. ويساعد إرفاق المخطط أو قائمة الكميات على استكمال المواصفات وتقليل الاستفسارات.

أرسل قائمة احتياجات شركتك إلى رؤيا

بعد إعداد القائمة، يمكنك مراجعة حلول رؤيا لتوريد وتجهيز مكاتب الشركات، وإرسال المخطط وعدد الموظفين والكميات ومدينة المشروع لطلب عرض سعر.

وضّح الموديلات التي اخترتها والبنود التي تحتاج إلى مساعدة في تحديدها، واطلب تأكيد المواصفات والتوفر والتوصيل والتركيب قبل اعتماد الطلب.